BYOD: een kwestie van onderbouwd ‘nee’ zeggen

Bedrijven en organisaties zijn zo langzamerhand wel klaar met de vraag: “Moeten we wel met Bring your own aan de slag, en waarom eigenlijk?”. De tijd van implementatie is aangebroken en de leveranciers van tools kunnen een mooi vierde kwartaal realiseren. De waarde van die tools hangt af van de policies die je daarbij hebt bedacht of wilt bedenken. De neiging is groot om als bedrijf of organisatie bij het formuleren van de policies te beginnen bij: “Wat willen we in eerste instantie toestaan?”. Dat lijkt mij niet verstandig.

BYOD is een fenomeen dat op de werkvloer (en in de directiekamers) is ontstaan, bij medewerkers die de beperkende maatregelen al een tijdje zat zijn. Een beleid dat uitgaat van wat je wilt toestaan resulteert in een geleidelijke opschaling van aangeboden functionaliteiten welke ver achterloopt bij de realiteit op de werkvloer. Mijns inziens moet je als bedrijf een ander vertrekpunt kiezen, namelijk: “Wat moeten we verbieden?”.

Welke redenen zijn er om het gebruik van (sommige) apparaten, apps en functionaliteiten niet toe te staan, ongeacht hoe graag je jouw medewerkers de vrijheid gunt met hun eigen apparaten voor jou prachtig werk te leveren? Er zijn vier redenen:

  1. wet- en regelgeving;
  2. de noodzaak van samenwerking binnen een zakelijke omgeving;
  3. bedrijfsspecifieke richtlijnen;
  4. ontbrekende vaardigheden bij de medewerker.

We kunnen veel of weinig mopperen over de beperkingen die bijvoorbeeld een Wet Bescherming Persoonsgegevens oplegt, over de problemen om een clouddienst te mogen gebruiken als je rekening houdt met de richtlijnen van het CBP, over hoe moeilijk de Belastingdienst doet over persoonlijke tablets die zakelijk worden gebruikt et cetera, et cetera. Maar helaas, het overtreden van de wet kun je niet in een BYOD-beleid opnemen. De werkgever is en blijft aansprakelijk voor zijn medewerkers en dus zul je op een aantal punten “nee” moeten zeggen. Mag je wel toestaan dat je medewerkers Evernote en Dropbox gebruiken? Het zijn twee prachtige tools, maar als je merkt dat privacygevoelige gegevens in deze diensten terecht komen, dan zul je twee keer achter je oren moeten krabben. Wellicht kun je volstaan met een richtlijn dat dergelijke gegevens niet in Evernote of Dropbox opgeslagen mogen worden, maar is dat voldoende? Een kwestie van onderbouwd “nee” zeggen.

Een bedrijf of organisatie is een samenwerkingsomgeving. Je zult met elkaar moeten communiceren en gegevens, bestanden en data moeten uitwisselen. Dit legt per definitie een beperking op aan de apps en diensten die jouw medewerkers mogen gebruiken. Een prachtige app die alleen voor de BlackBerry beschikbaar is? Prima, zolang je ‘m naar niet gebruikt voor het uitwisselen van informatie met je collega’s die het met iOS of Android moeten doen.  Dit aandachtspunt is voor mij een van de belangrijke legitimeringen van een open standaardenbeleid binnen je organisatie. Je spreekt simpelweg af welke standaarden gebruikt worden voor communicatie en gegevensuitwisseling en het is aan de medewerker zelf daar de geschikte apps bij te vinden.

Een gemiddeld bedrijf of organisatie heeft eigen spelregels op het gebied van veiligheid, samenwerking, gebruik van sociale media, gedragsregel, wat maar ook. Voor een deel hebben die spelregels een impact op wat je met BYOD wil en niet wil. Mijns insziens is het legitiem om –opnieuw onderbouwd- op basis hiervan “nee” te zeggen tegen een bepaald gebruik van apparaten, apps, diensten of functionaliteiten.

Een laatste reden om “nee” te zeggen is gerelateerd aan het niveau van digitale vaardigheden van de betrokken medewerker. Een beleid dat maximale vrijheden geeft aan de medewerker, met specifiek benoemde onderbouwde uitzonderingen, legt een grote verantwoordelijkheid neer bij die medewerker. Is hij of zij wel in staat daarmee om te gaan? Kan hij zij problemen zelf oplossen? Soms moet je als bedrijf ook eerlijk zijn en tegen de CEO durven zeggen: “Heel leuk dat je een BYOD tablet wil, maar dat gaan we niet doen, niet voor jou in ieder geval”, simpelweg omdat de CEO al niet met de oude GSM uit de voeten kan en iedere dag de helpdesk belt voor een probleem met de webbrowser.

Geplaatst op 19 oktober 2012, in Beleid. Markeer de permalink als favoriet. Een reactie plaatsen.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers op de volgende wijze: