Wanneer zijn apps geschikt voor BYOD?

Een BYOD-beleid gaat niet slechts om de persoonlijke apparaten waarmee professionals hun werk doen, maar ook om de applicaties en apps die zij daarvoor het beste achten. In een zakelijke omgeving kan die vrijheid nooit absoluut zijn. Zodra er sprake is van uitwisseling van gegevens of van documenten die door meerdere medewerkers bewerkt en gedeeld moeten worden, neemt de vrijheid scherp af. Het is heel fijn dat de nieuwe marketingmedewerker op haar MacBook Pro in Keynote een fantastische presentatie heeft weten te maken, maar de secretaresse heeft Windows 7 op haar laptop draaien met Powerpoint en die wil toch echt op het laatste moment nog wat wijzigingen aan kunnen brengen. Powerpoint kan geen Keynote-bestanden lezen, Keynote kan een presentatie wel opslaan in Powerpoint-formaat maar dat levert een veel minder mooie presentatie op.

Wat we wellicht ook niet willen is dat medewerkers bedrijfsgevoelige gegevens opslaan in verschillende clouddiensten, simpelweg omdat de apps waarmee ze werken verschillende diensten ondersteunen. Of een op zich fantastische app gebruiken waarvan de gegevens alleen maar te openen zijn op de iPad, iPhone en een iMac met bijbehorende, erg dure applicaties voor verdere bewerking en integratie met andere applicaties.

BYOD in een zakelijke omgeving moet samenwerking, communicatie en co-creatie stimuleren en ondersteunen. Of, anders gezegd, BYOD-keuzen die samenwerking, communicatie en co-creatie in de weg staan of problematisch maken, zijn niet toegestaan. Waar moeten we dan op letten?

  1. Idealiter slaan de apps en applicaties hun gegevens dusdanig op dat ze zonder problemen te openen, te lezen, te wijzigen, te bewerken en op te slaan zijn door andere medewerkers. Daarvoor moeten ze gebruikmaken van open standaarden of, minder ideaal maar soms onontkoombaar, zogenaamde de facto standaarden. Een voorbeeld van een de facto standaard is .doc voor tekstdocumenten.
  2. Indien dat niet mogelijk is, dan heeft het de voorkeur apps en applicaties te gebruiken die voor alle hardware- en softwareplatforms beschikbaar zijn. Het is dan voor iedereen mogelijk dezelfde app te installeren en de gegevens te openen et cetera. Een app die gegevensopslag toestaat in een ‘vertrouwde’ online omgeving heeft dan de voorkeur boven een clouddienst die problemen kan veroorzaken met compliance. Evernote is een voorbeeld van een app die voor vrijwel alle platforms beschikbaar is, dan wel via het web te benaderen is.
  3. Als verdere bewerking van de gegevens niet noodzakelijk is (en dus volstaan kan worden met inzage), dan moeten de gegevens opgeslagen kunnen worden in een formaat dat door andere applicaties te gebruiken is. Zo zijn er verschillende notitieprogramma’s die standaard een opslag als pdf-bestand in een clouddienst mogelijk maken.
  4. Apps die alleen opslag mogelijk maken in een eigen, niet gedocumenteerd formaat, zijn prima voor persoonlijke werkzaamheden, maar niet geschikt voor BYOD.

Ik ben geen voorstander van het opstellen van limitatieve lijsten van toegestane apps, dan wel het inrichten van zogenaamde ‘enterprise app stores’. Dat zijn twee uitingen van: “Ik wil controle op persoonlijke devices” en voor je het weet verzeil je in zich herhalende discussies over: “waarom is app X niet toegelaten, want…” of regelmatige cycli van selectie, testen, besluiten en implementeren. De punten 1 tot en met 3 moet je eenvoudigweg vertalen naar jouw organisatie en vastleggen in een BYOD-beleid. Ze zijn in rangorde geplaatst. Open standaarden hebben altijd te voorkeur; de facto standaarden zijn soms een realistische en pragmatische terugvalpositie. De keuze voor apps die voor alle hardware- en softwareplatforms beschikbaar zijn is stapje verder van de ideale situatie, maar levert in ieder geval op dat de medewerkers met elkaar kunnen samenwerken. Ik ben ervan overtuigd dat een Open ICT-omgeving de meeste mogelijkheden biedt voor een goed BYOD-beleid, maar indien zo’n omgeving er (nog) niet is, dan zul je pragmatisch verder moeten.

Geplaatst op 29 mei 2012, in Apps, Beleid. Markeer de permalink als favoriet. Een reactie plaatsen.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers op de volgende wijze: