Werken met documenten op een tablet

Bij een BYOD-beleid gaat het er niet slechts om dat professionals met hun eigen apparaten aan het werk mogen, maar ook dat ze in staat om hun werk überhaupt goed te doen. Wat verwachten we dan van smartphones, tablets, laptops en desktops? En welke applicaties zijn geschikt (of ongeschikt) voor het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden? In dit artikel kijk ik naar het maken, bewerken, samenwerken aan en opslaan van documentbestanden. Uitgaande van de de facto standaard, Microsoft Office, heb ik verschillende applicaties voor een Androidtablet getest. Wat kan je wel en niet met deze applicaties? En maakt het nog wat uit als je, net als bij de Asus Transformer, gebruik kunt maken van een toetsenbord?

Wat is er getest?

Welke programma’s zijn in de test meegenomen? De Transformer levert standaard Polaris Office. Vervolgens heb ik vanuit de Android markt de gratis office suites geïnstalleerd, inclusief de suites die een freemium- of trialversie aanboden. Dat leverde de volgende programma’s op:

QuickOffice kon niet mee worden genomen, aangezien de viewer voor de tablet niet beschikbaar is.

Ik zie applicatievirtualisatie als een van de mogelijke onderdelen van een BYOD-beleid. Om die reden heb ik ook gekeken naar het gebruik van Microsoft Office onder Citrix Receiver. Ten slotte zijn er natuurlijk de SaaS-oplossingen, het kantoor in de cloud. Hoe makkelijk kun je met je tablet met Office 365, Google Docs of Zoho werken? Zijn alle mobiele browsers daar even geschikt voor? In de test is gebruik gemaakt van:

Het was geen diepgaande test met een uitgebreide collectie tekstbestanden, rekenbladen en presentaties van oplopende complexiteit. De applicaties zijn getest met bestanden uit mijn eigen archief. Normaliter wissel ik makkelijk tussen office suites op de desktop (LibreOffice, Office 2003, Office 2010) en Google Docs. Je leert dan wel om documenten relatief ‘eenvoudig’ te houden ;-).

Hoe deden de lokale apps het?

Een tablet is geen desktopcomputer en dan mag je niet verwachten dat applicaties voor de tablet een 100% vergelijkbare functionaliteit leveren ten opzichte van de desktoptegenhangers. Ik verwachtte dan ook geen zware office suites. Maar mag ik op zijn minst verwachten dat het makkelijk is om eenvoudige documenten aan te maken, op te maken, te bewerken en weer op te slaan? Daarnaast is het niet vreemd om te verwachten dat functionaliteiten die worden aangeboden ook gewoon werken, toch?

Dat laatste was helaas niet het geval. Polaris Office biedt de mogelijkheid tot koppeling met jouw Google Docs-account (voor mij een belangrijke meerwaarde), maar het programma crashte keer op keer bij pogingen de accountgegevens te verifiëren. Je kan Polaris ook aan Box.net koppelen. Dat ging prima, maar het eigenaardige was dat je documenten wel uit Box kunt halen, maar er niet vanuit Polaris in op kan slaan. Je hebt dan geen synchronisatie. Wat wel werkt is het installeren van de Box.net app en bestanden direct vanuit die app openen met Polaris Office (idem voor Dropbox overigens).

Thinkfree Office deed het niet beter. Zowel de koppeling met Google Docs als het online Thinkfree.com-account zorgden voor een crash van het programma. Het openen van het eerste .doc-bestand leverde ook een crash op. Misschien ligt het aan de ‘Lite’-versie en werken de koppelingen prima in de volledige, betaalde versie. Maar dat is pas te testen nadat je betaald hebt.

Kingsoft Office (koppeling met Box.net), OfficeSuite (Box.net, Google Docs en Dropbox) en Olive Office (Google Docs en Dropbox) deden het, voor wat betreft de koppeling met online accounts, prima. Olive Office heeft het nadeel dat het programma niet automatisch de schermoriëntatie veranderd. Standaard wordt ‘portrait’ aangeboden en je moet via de instellingen ‘landscape’ kiezen. Het lijkt een kleinigheid, maar wel een irritante kleinigheid.

Qua functionaliteiten komt geen van de beschikbare officesuites maar in de buurt van Microsoft Office of LibreOffice. Google Docs of Office Web Apps doen dat ook niet, en de realiteit is dat we de overgrote meerderheid van de features van een desktop officesuite vaak niet nodig hebben. Het is mogelijk de tekst een eenvoudige opmaak mee te geven (vet, schuingedrukt, onderstreept, doorgehaald, koppen, kleur, lettertype/-grootte en uitlijning). De Powerpoint Web App die via Skydrive te gebruiken is heeft meer sjablonen voor een presentatie dan Google Docs, maar dan heb je -op het oog- het belangrijkste verschil wel te pakken.

De Google Docs app is -in vergelijking met de online variant- een teleurstelling. De mogelijkheden om bestanden te maken en te bewerken zijn erg beperkt. Het werken in een bestaand document is niet makkelijk, je wordt bij iedere wijziging in een nieuw tekstvenstertje geplaatst. En ik merkte een paar keer dat ik ingevoerde tekst niet kon verwijderen. De app heeft ook geen mogelijkheid een presentatie te maken. Om fatsoenlijk met een rekenblad te werken moet je omschakelen van de mobiele versie naar de bureaublad versie. Het is een prima app om de documenten uit je Google Apps-account te bekijken, maar de app is ongeschikt voor serieus werken aan bestanden.

Kingsoft Office heeft een overzichtelijk scherm. Documenten vanuit Box.net worden lokaal opgeslagen, bij het afsluiten van het bestand krijg je de vraag of het document naar Box moet worden geupload.  Wat ik bij Kingsoft miste was de mogelijkheid om afbeeldingen en tabellen in te voegen. Presentaties zijn wel te openen, maar je kunt geen nieuwe presentatie maken.

Olive Office heeft twee gezichten. Bij het opstarten en browsen naar de bestanden krijg je een mooi scherm te zien, maar zodra je een bestand wilt bewerken is dat over. De knoppenbalk aan de bovenkant van het scherm bevat geen functies voor het bewerken. Die functies zijn verborgen onder de menuknop van Android. Je kunt dan kiezen voor Bewerken of Aanpassen, waarna een volgend scherm opduikt met dikgedrukt, cursief et cetera. Het opmaken van een document vraagt dus meer handelingen dan bij andere apps. Bij Olive Office kun je een presentatie aanmaken, maar hoe je tekst en afbeeldingen in de presentatie krijgt is mij nog even een raadsel.

OfficeSuite stak in de test ruim boven de rest uit (let wel: ik heb de volledige -betaalde- versies van QuickOffice en DocumentstoGo niet getest). De eenvoudige opmaakopties zijn snel toegankelijk via een knoppenbalk aan de onderkant van het scherm. Onder de menuknop vind je de verdergaande functies, zoals het invoegen van tabellen, afbeeldingen, voetnoten, opmerkingen et cetera. Met OfficeSuite kun je volwaardige presentaties maken. Wellicht is de conclusie gerechtvaardigd, mede gebaseerd op eerdere ervaring met de volledige versie van DocumentstoGo, dat je voor een officesuite met een beetje functionaliteit onder Android niet moet rekenen op de gratis apps.

Hoe werken de online suites via de browser?

Office 365 is het online antwoord van Microsoft op Google Apps. De combinatie van Exchange, Sharepoint, Lync en Office Web Apps, af te nemen tegen een maandelijks bedrag per gebruiker kan aantrekkelijk zijn. Office 365 kan goedkoper uitpakken dan een lokale server (of servers) met de software. Heb je als gebruiker op de eigen desktop Windows en Microsoft Office draaien, dan heb je het voordeel van een goede integratie met de cloudomgeving. Maar hoe makkelijk kun je met Office 365 werken vanaf je Androidtablet?

In deze test heb ik nog niet de koppeling van de tablet met Exchange meegenomen (dat komt later). Ik heb gekeken naar het benaderen van de online omgeving met een aantal webbrowsers. De standaardbrowser is niet gelukkig met Office 365 en geeft de ene na de andere waarschuwing dat er problemen zijn met het beveiligingscertificaat. Dat roept Dolphin ook een paar keer, maar vervolgens kun je vlot aan het werk in de online omgeving. Bij het openen van een document kreeg ik wel de melding dat het geheel sneller zou kunnen werken na installatie van Silverlight (niet beschikbaar voor Android). Of dat uiteindelijk ook beperkingen oplevert in het gebruik heb ik in deze test niet kunnen achterhalen. Problemen met ActiveX elementen ben ik ook niet tegengekomen. Firefox kon prima uit de voeten met Office 365. De online omgeving van Microsoft laadde een heel stuk sneller dan Google Docs en ik kon er volledig mee werken (ook daar de melding over Silverlight). Opera Mobile was niet welkom. Zodra ik naar de teampagina in Sharepoint wilde gaan kreeg ik een ’503 Forbidden’ melding.

Google Docs…. tja. Met de Androidbrowser kreeg ik de mobiele versie voorgeschoteld (vergelijkbaar met de app), onder Firefox was het zo gruwelijk traag dat je deze combinatie vooral moet inzetten als je geen BYOD-beleid wil. Bij Dolphin en Opera Mobile was het mogelijk om van de mobiele versie naar de bureaubladversie te wisselen. Maar die bureaubladversie was niet werkbaar.

Zoho was toegankelijk met alle browsers, zij het erg sloom onder Firefox. Helaas waren de pictogrammen op de menubalk van Zoho erg klein en was het niet prettig om tekst in te voeren en te bewerken. Iedere keer een vertraging van een paar seconden voordat ik de tekst zag verschijnen was niet handig.

Is applicatievirtualisatie dan de oplossing?


Citrix heeft een mooie oplossing om applicatievirtualisatie te testen. Via de Android markt is Citrix Receiver te installeren, met vervolgens de mogelijkheid gebruik te maken van een demoserver met Microsoft Office. Je werkt dan op je tablet met de desktopversies van Word, Excel en Powerpoint. Qua performance was het meer dan voldoende, al vond ik de ribbon wel wat ielig overkomen op het kleinere scherm. Ik wil Citrix en Office bij een volgende test zwaarder gaan belasten, zodat ik meer kan zeggen of het uiteindelijk wel/niet werkbaar is.

Conclusies

Het werken met documenten lijkt me redelijk essentiëel voor een professional. Als werkgever wil je niet tegen een lagere productiviteit aanlopen na invoering van een BYOD-beleid. Met de gratis office suites voor Android ligt een terugval in productiviteit mijns inziens wel voor de hand. De apps zijn erg beperkt en bieden geen ondersteuning voor collaboration (plaatsen van opmerkingen, bijhouden van wijzigingen). Voor mij persoonlijk is een toetsenbord voor bewerken van documenten een vereiste. Ik merkte dat een on-screen toetsenbord mij na twee zinnen al heeft afgedaan.

De officesuite met een prijskaartje doet het een heel stuk beter, maar ook daar miste ik goede functionaliteit voor collaboration. Volgens mij heb je als professional naast een goede tablet app nog steeds een desktopapplicatie nodig met volledige functionaliteit (en snelheid). Voor een BYOD-beleid loop je dan het risico van oplopende kosten voor licenties.

Geplaatst op 29 december 2011, in Testbank. Markeer de permalink als favoriet. 11 reacties.

  1. Mooie test Jan.
    Wordt het misschien tijd, om LibreOffice aan te passen om volledig op Android te werken?
    Er is duidelijk nog veel verbeteren en te ontwikkelen.

  2. Goed stuk Jan,

    Wars van alle marketing hype gewoon beoordelen of de geboden functionaliteit ook echt werkbaar is, kom je tegenwoordig niet zo veel meer tegen. De aard van mijn werk brengt met zich mee dat ik gedurende de week op veel verschillende plaatsen aanwezig ben. Mobiel werk ik zelf veel op de nooit officieel in Nederland uitgebrachte HP TouchPad (WebOS) in combinatie met het standaard meegeleverde Quickoffice, een prima combinatie. Aangemaakte documenten kunnen vervolgens opgeslagen worden in Dropbox, Box.net, Google Docs of op de TouchPad zelf natuurlijk, als er even geen Wi-Fi of G3 connectie beschikbaar is. Toch beperk ik mij op een tablet voornamelijk tot het maken van “aantekeningen”. De uitwerking daarvan vindt of plaats op een PC, of op een notebook. In beide gevallen met volwaardige Microsoft Office omgevingen. Hetzij lokaal, hetzij via mijn Online Desktop, een volledige Win7/Office omgeving benaderbaar via RDP (zonder gebruik te maken van Citrix). Ben het helemaal met je eens dat een toetsenbord voor serieus tekstwerk gewoon onmisbaar is. Ik ben wat dat betreft heel tevreden over het Bluetooth Mobile Keyboard 6000 van Microsoft. Een ergonomisch keyboard, dat bijzonder plat is en daarom makkelijk mee te nemen. En voor de cijferfreaks zelfs voorzien van een afzonderlijk numeriek keypad (laat ik meestal thuis).

    • Bedankt Hans,

      Het is de bedoeling tot een boek te komen dat als ‘gezond verstand handreiking’ kan dienen voor bedrijven die met BYOD aan de slag willen. Dan is het leuk te merken dat ik de juiste weg ben ingeslagen :-) .

      Bedankt ook voor de tip die je -onbewust wellicht- hebt gegeven. RDP is een van de mogelijkheden om op een Windowsdesktop te werken vanaf je tablet, dus die moet op het lijstje.

      Hoe bevalt WebOS eigenlijk? Ik ben benieuwd hoe het verder met WebOS zal gaan. Het wordt een open source project, maar dat is geen garantie voor succes.

      Met vriendelijke groet,

      Jan

      • Jan,

        over HP webOS wordt natuurlijk best veel geschreven en dan meestal ook door mensen die het vooral niet gebruiken. Zoals vaak worden dan alle voor en tegens breed uitgemeten en afgezet tegen het besturingssysteem van de eigen voorkeur, meestal IOS, Windows of de Linux varianten zoals Android. Ik heb ervaring op deze OS-sen m.u.v.van de Apple omgeving.

        Voor een OS dat als “haastklus” in amper 9 maanden is geschreven ben ik eigenlijk bijzonder tevreden. HP’s webOS was in zekere zin haar tijd ver vooruit, maar de omstandigheden en trends in de IT wisselen zo snel dat een voorsprong zeker geen key tot succes vormt. Want ja, de browser raakt een beetje uit en apps vormen het nieuwe toverwoord…

        De multitasking van webOS is een voorbeeld van die voorsprong. Bijzonder goed uitgewerkt in de vorm van zogenaamde “Cards” Deze cards vormen de vensters waarbinnen de applicaties aktief zijn (en blijven), zodat het switchen naar een ander programma snel d.m.v. een swipe plaats kan vinden. Veel platforms gaan er prat op dat er honderdduizenden apps beschikbaar zijn, maar als het om productiviteit gaat hebben gebruikers natuurlijk maar een handjevol apps echt nodig en blijft de browser daarbij m.i. toch een van de belangrijkste. Skype, Adobe Reader, Foursquare, Java en Flash ondersteuning, Facebook, Twitter, Amazon eBook reader Kindle, YouTube, Chat, het is gewoon allemaal beschikbaar. Heel veel meer heb je als professional toch ook niet nodig?

        De mail integratie, ook niet onbelangrijk, is uitzonderlijk goed. Meerdere Google, Exchange, Hotmail en andere accounts komen probleemloos bijeen in een enkele en
        overzichtelijke applicatie, evenals de bijbehorende agenda’s.

        Een gemis voor mij is, dat er geen Chrome browser beschikbaar is. Bovendien is er wel zo eerlijk om te vermelden dat webOS “out-of-the-box” wel de nodige tweaks behoeft, die beschikbaar zijn via de actieve WebOS ontwikkelaars community, om soepel en lekker vlot te draaien.

        Voor wat betreft de toekomst van webOS als open source, is het lastig om voorspellingen te doen. Het huidige TouchPad hardwareplatform is door HP aan de kant gezet en de vroegere ontwikkelafdeling van Palm zo goed als opgeheven. HP heeft echter recent nog aangegeven dat de support en doorontwikkeling voortgezet zal worden en sluit zelfs het gebruik van webOS in bijvoorbeeld printers en een toekomstige TouchPad2 niet uit. Voorlopig zal de toekomst van WebOS vooral afhangen van de al eerder genoemde developers community.

        Maar men mag zich volkomen terecht afvragen in hoeverre ontwikkelaars zich nog lang zullen richten op een besturingssysteem dat welliswaar een grote
        installed base kent, maar waar op korte termijn weinig expansie in te verwachten valt. Wat dat betreft mag meer verwacht worden van de port van Android naar de TouchPad. Daarmee beschik ik straks in ieder geval over een dual boot mogelijkheid en meer apps dan ik ooit zal kunnen bekijken, laat staan nuttig gebruiken.

        En over RDP? Bewust genoemd en een prima en kosteneffectieve methode voor het generieke “kantoorgebruik”. Helaas is RDP een nauwelijks suppoted protocol op de TouchPad

  3. Hoi Jan,

    Polaris Office in combinatie met de Transformer en Google Docs werkt bij mij gewoon prima hoor!

  4. Goede middag Jan,

    Hier is een beginneling bezig met haar tablet Galaxy. Het werken met Polaris krijg ik niet voor elkaar. Moet daar voor betaald worden? Ik kan wel de rijen en kolommen invullen, maar de autosom kan ik niet vinden. Alles wat ik indruk is knippen kopieren en wissen.

  5. Goedemorgen Joke,

    Helaas, maar ik heb Polaris al een tijdje geleden verwijderd van mijn tablet.

    Met vriendelijke groet,

    Jan Stedehouder

  6. Goedemorgen Joke,

    In dit artikel worden een aantal alternatieven genoemd. Mijn opvatting is dat geen van de alternatieven echt geschikt is voor volwaardige bewerking van documenten.

    Groetjes :-)

    Jan

  7. Goedemidag,

    Polaris Office is op een of andere wijze verwijderd van mijn tablet. Ik heb Polaris Office er nu dus weer opnieuw erop gezet.
    maar nu moet ik dus een of andere code hebben.
    moet mijn email adres invoeren. en een code. Maar hoe kom ik aan die code?

    groetjes Sandra

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

Volg

Ontvang elk nieuw bericht direct in je inbox.

Doe mee met 567 andere volgers

%d bloggers like this: